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9. Dezember 2016 - digitale Archivierung

GoBD: Änderung bei digitalen Dokumenten




Zur Übersicht

GoBD – wichtiger Hinweis zum Thema digitale Archivierung:

Übergangsfrist der GoBD bei elektronischer Archivierung endet am 31.12.2016 !

Ab dem 01. Januar 2017 gelten die GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) im vollen Umfang.

Die GoBD enthält sämtliche Richtlinien zum steuerlichen Umgang mit geschäftlichen Dokumenten. Auch im Rahmen der immer mehr zunehmenden Digitalisierung wurde die GoBD angepasst, um auch den richtigen und steuerlich sicheren Umgang mit digitalen Unterlagen innerhalb von Unternehmen zu ermöglichen. Durch die GoBD tritt keine Änderung der Rechtslage ein. Lediglich die allgemeinen Anforderungen an die ordnungsmäßige EDV-gestützte Buchführung werden näher dargestellt.

 

archivierung-ricoh

Ist Ihr Unternehmen überhaupt von der GoBD betroffen?

Grundsätzlich gilt: Alle Unternehmen, ob Klein- oder Groß-Unternehmen, müssen sich an die Normen der GoBD halten. Doch welche Unternehmen sind von der Änderung hinsichtlich der digitalen Dokumente betroffen?

Von der Änderung der GoBD ist jedes Unternehmen betroffen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Dies bedeutet: Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe, etc. digital verarbeitet (wie z.B. das Versenden oder Empfangen solcher Dokumente per E-Mail ! ), dann unterliegt das Unternehmen der neuen Bestimmungen der GoBD.

 

Was genau bedeutet das nun für Ihr Unternehmen?

Die GoBD gibt u.a. folgendes vor:

s. Rz. 129 „Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig (…)“

 

 

Welche Anforderungen muss Ihre elektronische Archivierung erfüllen?

Hinsichtlich der digitalen Archivierung gibt die GoBD u.a. folgendes vor:

s. Rz. 152/153 „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.“

 

Das bedeutet:

 

Fazit:

Wer nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, sondern beispielsweise Rechnungen in digitaler Form erhält, braucht ein elektronisches Archivierungssystem, das die Anforderungen der GoBD erfüllen kann. Die Dokumente müssen in einem elektronischen Archiv über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar und sicher vor Verlust und Verfälschung aufbewahrt werden. Um all diese Punkte zu erfüllen muss die Sicherung dieser Archivierung auf unveränderbaren Datenträgern erfolgen. bei der verwendeten Software müssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Dokumentationen enthalten sein, um die Unveränderbarkeit und Sicherstellung von Dokumenten zu gewährleisten.

 

 

Sie möchten sich gerne einmal hinsichtlich der digitalen Archivierungsmöglichkeiten beraten lassen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter und beraten Sie welche digitale Archivierung am besten zu Ihrem Unternehmen und Arbeitsstrukturen passt.

Sie fragen sich, ob wir der geeignete Partner für Sie und Ihr Unternehmen bei diesem Thema sind?  – Dann lassen Sie sich von unserem Kunden, der Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG, überzeugen:   Hier geht’s zur Kundenstimme.

 

 

Quellen zum Beitrag:

Bundesministerium der Finanzen