GoBD – wichtiger Hinweis zum Thema digitale Archivierung:
Übergangsfrist der GoBD bei elektronischer Archivierung endet am 31.12.2016 !
Ab dem 01. Januar 2017 gelten die GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) im vollen Umfang.
Die GoBD enthält sämtliche Richtlinien zum steuerlichen Umgang mit geschäftlichen Dokumenten. Auch im Rahmen der immer mehr zunehmenden Digitalisierung wurde die GoBD angepasst, um auch den richtigen und steuerlich sicheren Umgang mit digitalen Unterlagen innerhalb von Unternehmen zu ermöglichen. Durch die GoBD tritt keine Änderung der Rechtslage ein. Lediglich die allgemeinen Anforderungen an die ordnungsmäßige EDV-gestützte Buchführung werden näher dargestellt.
Ist Ihr Unternehmen überhaupt von der GoBD betroffen?
Grundsätzlich gilt: Alle Unternehmen, ob Klein- oder Groß-Unternehmen, müssen sich an die Normen der GoBD halten. Doch welche Unternehmen sind von der Änderung hinsichtlich der digitalen Dokumente betroffen?
Von der Änderung der GoBD ist jedes Unternehmen betroffen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Dies bedeutet: Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe, etc. digital verarbeitet (wie z.B. das Versenden oder Empfangen solcher Dokumente per E-Mail ! ), dann unterliegt das Unternehmen der neuen Bestimmungen der GoBD.
Was genau bedeutet das nun für Ihr Unternehmen?
Die GoBD gibt u.a. folgendes vor:
s. Rz. 129 „Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig (…)“
- Das bedeutet, dass sämtliche eingehende oder erstellte, elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Kontoauszüge, Journaldaten der Lohnbuchhaltung, etc.) in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden müssen und nicht in ein anderes Datei-Format umgewandelt werden dürfen.
- Werden Papierdokumente erhalten (z.B. Rechnungen per Post), dürfen diese in elektronische Dokumente umgewandelt werden, sprich sie dürfen gescannt werden. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass bei dem Scanergebnis und dem Original eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung gegeben ist. Nach dem Scanvorgang darf die weitere Be- und Verarbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Das Papierdokument darf somit vernichtet werden.
- Des Weiteren ist eine Umwandlung in ein anderes Format nur dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
Welche Anforderungen muss Ihre elektronische Archivierung erfüllen?
Hinsichtlich der digitalen Archivierung gibt die GoBD u.a. folgendes vor:
s. Rz. 152/153 „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.“
Das bedeutet:
- eine Unveränderbarkeit der Dokumente muss sichergestellt werden. (mit einer einfachen Ablage im Dateisystem ist es somit nicht getan. Hier kann es zu einem Verlust oder einer Verfälschung kommen.)
- die gesamten elektronisch archivierten Dokumente müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index gekennzeichnet sein.
- alle digital archivierten Dokumente müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
- die Nachvollziehbarkeit einzelner Bearbeitungsschritte, die an einem elektronischen Dokument vorgenommen wurden, muss gegeben sein. Das bedeutet, dass die unterschiedlichen Versionen des Dokuments (vom Eingang/Erstellung bis hin zum final bearbeiteten Dokument) gekennzeichnet, gespeichert und ebenfalls aufbewahrt werden.
Fazit:
Wer nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, sondern beispielsweise Rechnungen in digitaler Form erhält, braucht ein elektronisches Archivierungssystem, das die Anforderungen der GoBD erfüllen kann. Die Dokumente müssen in einem elektronischen Archiv über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar und sicher vor Verlust und Verfälschung aufbewahrt werden. Um all diese Punkte zu erfüllen muss die Sicherung dieser Archivierung auf unveränderbaren Datenträgern erfolgen. bei der verwendeten Software müssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Dokumentationen enthalten sein, um die Unveränderbarkeit und Sicherstellung von Dokumenten zu gewährleisten.
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