Das elektronische Urkundenarchiv wird ab den 01. Januar 2022 neu gestaltet und somit wird sich für die Notarinnen und Notare hinsichtlich ihrer Dokumentenaufbewahrung einiges ändern.
Die zukünftige Gesetzesgrundlage – Beurkundungsgesetz (BeurkG)
Der aktuelle Gesetzesentwurf der Bundesregierung gibt nicht nur Vorgaben wie die Neugestaltung stattfinden soll, sondern stellt auch explizit die technische Umsetzung dar. Somit befasst sich die Bundesnotarkammer hinsichtlich der Einrichtung des elektronischen Urkundenarchivs u.A. auch mit der technischen Komponente und stellt hier entsprechende Rahmenbedingungen auf. So müssen Notare gem. § 55 Absatz 2 BeurkG ein Urkundenverzeichnis und eine elektronische Urkundensammlung im elektronischen Urkundenarchiv führen.
Zudem muss bei der Übertragung von den bestehenden Papierdokumenten in die elektronische Form bestimmte Vorkehrungen berücksichtigt werden. So soll gem. § 56 Absatz 1 BeurkG nach dem Stand der Technik sichergestellt werden, dass die elektronischen Dokumente mit den in Papierform vorhandenen Schriftstücken inhaltlich und bildlich übereinstimmen.
Das elektronische Urkundenarchiv – Die Umsetzung
Durch die zuvor erwähnte Gesetzesgrundlage sind die Notarinnen und Notare ab Januar 2022 dazu verpflichtet ihre Dokumente digital in einen Urkundenarchiv zu verwahren. Das bedeutet , dass die bisherige Urkundenrolle künftig ein elektronisches Urkundenverzeichnis werden soll und die Verwahrungsgeschäfte sollen in einem Verwahrungsverzeichnis digital verwaltet werden. Um das elektronische Urkundenarchiv zu füllen, sollen Original Dokumente in Papierform zusätzlich gescannt werden, um somit ein digitales „Original“ im elektronischen Urkundenarchiv zu erzeugen.
Hierbei wird die Bundesnotarkammer durch die Neuregelungen nicht selbst zur Verwahrstelle von elektronischen Urkunden, sondern stellt lediglich die digitale Infrastruktur bereit. Jedes Notarbüro wird zukünftig also seine Dokumente selbst digitalisieren und in „seiner“ elektronischen Urkundensammlung, die im elektronischen Urkundenarchiv bei der Bundesnotarkammer geführt wird und individuell verschlüsselt ist, verwahren.
Notarinnen und Notare können sich u.A. auf diese neue Herausforderung vorbereiten, indem sie sich bereits Gedanken machen wie eine systematische Benennung der Dateien aussehen könnte und zudem wie der technische Rahmen geschaffen werden kann – Welche Scanner kommen in Frage und welche Scan-Qualität ist erforderlich, um dem gesetzlichen Rahmen gerecht zu werden? usw.
Wie kann ein MFP Notarbüros bei der technischen Umsetzung unterstützen?
Nicht nur Notarinnen und Notare stehen bei der Umsetzung vor Herausforderungen, sondern auch die technischen Ansprüche an die Multifunktionsdrucker, besonders hinsichtlich des Scannens, müssen diese Hürden ebenfalls meistern.
Voraussichtliche Anforderungen an die Scan-Hardware von Notarbüros werden sein:
- die Verarbeitung von Dokumente (bis Format DIN A3) sollte eine Mindestauflösung von 300dpi (besser 600 dpi) aufweisen
- Kein Einsatz von Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Verfälschung begründen, wie etwa „Pattern Matching & Substitution“ oder „Soft Pattern Matching“
- Keine Möglichkeit zur Deaktivierung von bildverändernder Algorithmen
- Verschlüsselung der internen Datenträger
- Das Löschen von Daten auf den internen Datenträgern muss rekonstruierbar sein
- Möglichkeit zur Abschaltung von nicht autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk
- Protokollierung von Systemfehlern und Konfigurationsänderungen
- Absicherung des Zugriffs durch Benutzer-Authentifizierung (s. hierzu: GeniusMFP zur Authentifizierung an Drucksystemen)
- Kein FireWire-Anschluss
- Endprodukt des Scanvorgangs ist ein ISO-Norm-konformes PDF/A-Dokument
- Automatischer Papiereinzug (mind. 50 Blatt)
- Doppelblatteinzugserkennung
- externe Ablage des erzeugten Scan-Ergebnisses via Funktion „Scan-to-File“
- Verschlüsselte Übertragung des Scan-Ergebnisses (Transportverschlüsselung z.B. SSL)
- Idealerweise verfügt das System über einem Schutz vor manipulativer Veränderung der Firmware
Welche Systeme erfüllen diese voraussichtlichen Anforderungen?
Die neuen Canon DX Modelle stellen hier einen besonderen Mehrwert für Notarbüros dar.
Das Leistungssprektrum dieser Modelle ist vielfältig. Doch passend zu den oben genannten Anforderungen, finden Sie hier die Merkmale der aktuellen Canon iR-ADV DX Modelle:
- iR-ADV DX DIN-A3-Systeme bieten eine Auflösung von bis zu 600 dpi.
- iR-ADV DX Systeme verwenden keine Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Inhaltsveränderung in sich tragen, insbesondere nicht JBIG2.
- Erzeugung von unkomprimierten PDFs
- Die Festplatten der DX Systeme sind im Standard mit einer AES-256-Bit-Verschlüsselung versehen
- Temporäre Daten werden nach der Nutzung im laufenden Betrieb sicher gelöscht. Am Ende der Nutzungsdauer der Systeme können sie durch verschiedene Überschreibungsmodi (bis zu 9-fache Überschreibung) in den Auslieferungszustand zurückgesetzt werden. Die Festplatten sind darüber hinaus durch ein Passwort geschützt.
- Die iR-ADV DX Modelle bieten eine flexible Port- und Zugriffskontrolle.
- Die iR-ADV DX Modelle verfügen über ein entsprechendes Log-File-System. Durch die Unterstützung des Syslog-Protokolls können diese Informationen auch an eine Security Information und Event Management Software von Drittherstellern übergeben werden.
- Die DX Modelle bieten diverse Möglichkeiten der Benutzerauthentifizierung – PIN, Passwort, Karte oder Kombinationen einzelner Methoden.
- FireWire findet keine Verwendung
- Die Erzeugung von PDF A/1-b ist eine Standardfunktionalität.
- Der DX 1Pass Duplexscanner verfügt über eine Original-Kapazität von bis zu 200 Blatt und eine Scangeschwindigkeit von bis zu 270 Seiten pro Minute im Duplexmodus bei 300 dpi Scanauflösung.
- Der DX 1Pass Duplexscanner verfügt über eine Ultraschall-Doppelblatteinzugskontrolle.
- Scan-to-File via SMB/FTP (inkl. FTPS = verschlüsseltes FTP)
- iR-ADV DX Modelle unterstützen eine verschlüsselte Übertragung mit TLS 1.3.
- Sicherer Systemstart und McAfee Embedded Control sorgen für die Sicherheit der Firmware und der Applikationssoftware auf jedem iR-ADV DX System.
- Durch die einheitliche Firmware-Plattform aller iR-ADV DX Modelle werden auch in Zukunft neue Anwendungs- und Sicherheitsfunktionen für Systeme in Produktivumgebungen zugänglich gemacht.