Warum digitale Archivierung unverzichtbar ist: Der Schritt weg von überfüllten Aktenschränken hin zu zukunftssicheren, effizienten Lösungen mit einem Tidion® Archivsystem
Schränke voller Papierakten, dicht gedrängt in Büroräumen oder Archivkellern, die Jahrzehnte lang aufbewahrt werden müssen. Jeder Handgriff, um beispielsweise einen Lieferschein herauszusuchen oder eine Rechnung zu finden, bedeutet Zeitverlust. Die analoge Aktenablage mag Jahrzehnte lang der Standard gewesen sein, doch in einer zunehmend digitalisierten Welt zeigt sich, wie ineffizient und platzraubend diese Methode ist.
Der Wandel hin zur digitalen Archivierung
Hier kommt die digitale Archivierung ins Spiel: Sie bietet eine zukunftssichere Alternative, die nicht nur Platz spart, sondern auch Effizienzgewinne bringt und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften deutlich erleichtert. Systeme wie Tidion® bieten einen strukturierten und sicheren Zugang zu allen archivierten Dokumenten – jederzeit und von überall. Und das bringt nicht nur Vorteile für die langfristige Lagerung, sondern auch für den alltäglichen Geschäftsbetrieb.
1. Zukunftssicherheit durch digitale Archivierung
Die digitale Archivierung gewährleistet, dass Dokumente langfristig und sicher aufbewahrt werden. Unternehmen in Deutschland müssen oft jahrzehntelang Aufzeichnungen bereithalten, insbesondere steuerliche und finanzielle Dokumente. Diese Archive sind nicht nur gegen Verlust durch Unfälle, wie Brände oder Überschwemmungen, sondern auch gegen technischen Verfall geschützt. Analoge Aufzeichnungen auf Papier können vergilben, zerfallen oder schwer zugänglich werden. Ein digitales Archivsystem, wie es Tidion® anbietet, sorgt dafür, dass Daten jederzeit verfügbar bleiben und auf modernen Technologien gesichert sind, ohne Gefahr zu laufen, veraltet zu werden
2. Effizienz und Kostenersparnis
Mit einem effizienten digitalen Archivsystem können Unternehmen und Organisationen immense Kosten und Zeit sparen. Der Zugriff auf digital archivierte Dokumente ist blitzschnell im Vergleich zu analogen Aktenordnern, die oft zeitintensiv durchforstet werden müssen. Dies führt nicht nur zu einer Steigerung der Produktivität, sondern auch zu einer Reduzierung von Fehlern, die durch manuelle Verwaltung entstehen können. Systeme wie Tidion® bieten leistungsstarke Suchfunktionen, die es ermöglichen, Dokumente anhand von Metadaten oder Inhaltsanalyse schnell zu finden. Die Automatisierung von Prozessen, wie die rechtskonforme Ablage und Dokumentenverwaltung, senkt zudem den Verwaltungsaufwand erheblich.
3. Rechtliche Anforderungen: GoBD-konforme Archivierung
In Deutschland sind Unternehmen durch die GoBD dazu verpflichtet, steuerlich relevante Dokumente ordnungsgemäß zu archivieren. Dies umfasst unter anderem die Sicherstellung der Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Daten. Eine manuelle Einhaltung dieser Vorschriften kann mühsam und fehleranfällig sein. Mit Lösungen wie Tidion® können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumente den GoBD-Richtlinien entsprechen. Dies geschieht durch:
• Unveränderbarkeit: Digitale Archive gewährleisten, dass Dokumente nach ihrer Ablage nicht mehr unbemerkt verändert werden können.
• Protokollierung: Jede Änderung und jeder Zugriff auf archivierte Dokumente wird dokumentiert, was eine lückenlose Nachvollziehbarkeit garantiert.
• Sicherheit: Durch die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards werden Daten geschützt und es wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Dokumente haben.
4. Nachhaltigkeit und Umweltschutz
Ein oft übersehener Vorteil der digitalen Archivierung ist der positive Einfluss auf die Umwelt. Durch die Reduzierung von Papierverbrauch und physischen Archiven leisten Unternehmen einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Die Verringerung des Papierverbrauchs führt zu einer Einsparung von Ressourcen und Energie, die für die Herstellung, den Transport und die Lagerung von Papierprodukten benötigt werden. Zusätzlich fallen weniger Kosten für Lagerflächen an, was besonders in dicht besiedelten Regionen wie Deutschland von Bedeutung ist.
Fazit: Tidion® – Die maßgeschneiderte Lösung für die digitale Archivierung
Mit Tidion® haben wir eine digitale Archivierungslösung entwickelt, die genau auf die Bedürfnisse von Unternehmen in Deutschland zugeschnitten ist. Da wir aus der Praxis kommen und die Herausforderungen rund um Dokumentenmanagement und rechtliche Vorgaben wie die GoBD bestens kennen, wissen wir, worauf es ankommt: Eine sichere, effiziente und zukunftssichere Archivierungslösung, die den Arbeitsalltag erleichtert.
