Digitale rechtssichere Archivierung

Digitale Archivierung einfach gemacht.

In Unternehmen befinden sich Dokumente häufig an verschiedenen, nicht zentralisierten Orten – auf physischen Ablagen, in Aktenordnern, auf Netzlaufwerken oder in E-Mail-Postfächern.

Sowohl analoge als auch digitale Unterlagen sind oft nicht unmittelbar verfügbar, wenn sie benötigt werden. Dies führt zu zeitintensiven Recherchen nach aktuellen Versionen, Ablageorten und Zuständigkeiten. Mit Tidion® wird eine strukturierte, zentrale Dokumentenverwaltung etabliert.

Die Lösung ermöglicht die digitale Erfassung papierbasierter Unterlagen und die Integration bestehender digitaler Dokumente – beispielsweise aus E-Mails, elektronischen Rechnungen oder Drittsystemen. Alle relevanten Dokumente stehen autorisierten Mitarbeitenden standortunabhängig, jederzeit und in gesicherter Form zur Verfügung.

Durch eine leistungsfähige Volltextsuche lassen sich benötigte Informationen innerhalb kürzester Zeit auffinden. Automatisierte Prozesse und klar definierte Zugriffsrechte gewährleisten, dass Dokumente stets aktuell, vollständig und rechtskonform verwaltet werden. Tidion® reduziert den administrativen Aufwand, optimiert interne Prozesse und unterstützt fundierte Entscheidungen auf Basis verlässlicher Informationen.

Sie können Tidion^® einfach testen. Schauen Sie dafür auf tidion.de vorbei oder vereinbaren Sie einen Online-Termin mit unserem Digitalisierungsteam.

Alles auf einen Blick, die Tidion® Broschüre

Automatische Texterkennung

Tidion® verarbeitet PDF-Dokumente automatisch mittels leistungsstarker OCR-Technologie (Optical Character Recognition) und erkennt enthaltene Textinhalte zuverlässig und präzise. Dies ermöglicht eine strukturierte Erfassung und gezielte Durchsuchbarkeit der Dokumente – ohne manuellen Aufwand. Ergänzend lassen sich individuelle Schlagworte hinterlegen, um die Auffindbarkeit weiter zu optimieren. Die Kontrolle über Inhalte und Suchparameter bleibt dabei vollständig in Ihrer Hand.

Intelligente Suche

Die intelligente Tag-Suchfunktion ermöglicht ein gezieltes Auffinden von Dokumenten, selbst bei umfangreichen Trefferlisten. Durch die Möglichkeit zur Verfeinerung der Suchkriterien bleibt die Übersicht erhalten, und relevante Inhalte können schnell identifiziert werden. So wird eine präzise, stressfreie Recherche sichergestellt – unabhängig vom Umfang der Dokumentenbasis.

Postkorb

Eingehende Dokumente lassen sich – automatisiert oder manuell – direkt den zuständigen Personen oder Teams zuweisen. Die Unterlagen können anschließend geprüft, kommentiert und gemäß den Vorgaben revisionssicher archiviert werden. Der gesamte Prozess ist effizient, transparent und klar strukturiert.

E-Rechnung

X-Format-Rechnungen (z. B. XML) sind für automatisierte Systeme optimiert, jedoch für die manuelle Prüfung häufig schwer lesbar. Tidion® bereitet diese Daten in einem benutzerfreundlichen, klar strukturierten Format auf – ohne die Originaldatei zu verändern. Die Darstellung bleibt GoBD-konform und gewährleistet zugleich Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit.

Digitale Aktenfunktion

Die digitale Aktenfunktion ermöglicht eine systematische Organisation von Dokumenten anhand individuell definierbarer Kriterien – etwa Kundennummern, Projekten oder Vorgangsarten. Unabhängig von Schlagworten können Unterlagen gezielt und kontextbezogen gefunden werden. Dies steigert die Effizienz der Recherche und unterstützt eine strukturierte, nachvollziehbare Dokumentenverwaltung.

Kommentarfunktion

Mit der integrierten Kommentarfunktion können Dokumente gezielt mit individuellen Anmerkungen versehen werden. Notizen, Erläuterungen oder ergänzende Informationen lassen sich direkt am jeweiligen Dokument hinterlegen. Dies unterstützt eine transparente Kommunikation, erleichtert die Zusammenarbeit im Team und fördert strukturierte Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens.