Mit DocuWare werden Ihre Dokumente und Dateien nicht nur digital archiviert, sondern auch intelligent und erweiterbar verarbeitet und für neue oder bestehende Geschäftsprozesse genutzt. Mit dieser umfangreichen Lösung kann eine Vielzahl an Dokumenten- und Geschäftsprozessen digital und rechtskonform abbilden und sind durch eine ständige Weiterentwicklung der Funktionalitäten und Updates des bestehenden Systems zukunftssicher und erfolgsorientiert. Durch das Einsetzen von DocuWare können Sie effektiv die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens erhöhen sowie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter sicherstellen. Die Zeitersparnis und die einfache, schnelle Übersicht über alle Dokumente und Prozesse kann Ihnen helfen, laufende Kosten zu verringern.
Rechnungsverarbeitung mit DocuWare
Das Rechnungswesen ist ein sehr umfangreiches Thema bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. Obwohl viele betriebswirtschaftliche Prozesse bei allen Firmen gleich sind, so gibt es dennoch Unterschiede in der Ausführung und optionale Zwischenschritte, die nur bei Ihrer Firma präsent sind. Mit DocuWare kann die Rechnungsverarbeitung an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden und ermöglicht so einen schnellen und unkomplizierten Wechsel auf ein digitales System.
Die wichtigsten Punkte in der Übersicht:
- Rechnungen automatisch erfassen, auslesen und mit zugehörigen Bestellungen abgleichen
- Die sachliche Rechnungsprüfung gemäß § 14 UStG über einen digitalen Workflow sicherstellen
- Direkte Freigabe und Buchung oder mehrstufiger Freigabeworkflow basierend auf Kostenstellen und Sachkonten
- Zentrales Archiv für schnelles Suchen und Finden
- Prüfung und Freigabe an jedem Desktop-PC, Tablet und Smartphone
- Einfaches Erstellen und Pflegen des Lieferantenstamms
- Automatischer Übertrag der Buchungsstapel ins ERP-System
- Rechtskonforme Aufbewahrung, transparente Genehmigungshistorie und detailliertes Berechtigungskonzept
Personalmanagement mit DocuWare
DocuWare ist vielseitig einsetzbar. So kann auch das Personalmanagement digitalisiert und der Verwaltungsaufwand verringert werden. Das System wird dabei an Ihre besonderen Anforderungen angepasst und kann in der Zukunft um weitere Prozesse erweitert werden.
Die wichtigsten Punkte in der Übersicht:
- Vernetzen Sie die an der Bewerberauswahl beteiligten Kollegen in einem einheitlichen Prozess
- Automatisieren Sie Onboarding-Aufgaben – von der Stammdatenerfassung bis zur Bereitstellung von Arbeitsmitteln
- Überwachen Sie Termine für Mitarbeitergespräche mit automatischen Benachrichtigungen
- Verwalten Sie Abwesenheiten ohne Exceltabellen und Zettelwirtschaft
- Sorgen Sie mit Zugriffsberechtigungen und Datenverschlüsselung für den umfassenden Schutz personenbezogener Daten
- Wenden Sie Aufbewahrungsregeln an und halten Sie Fristen sicher ein
- Stärken Sie Self-Services und die Mitarbeiterzufriedenheit
Archivierung, Datenschutz und Compliance
DocuWare ist sowohl ein Dokumentenmanagement- als auch ein Workflow-System, das Ihnen ermöglicht in all Ihren dokumentbasierten Prozessen die DSGVO zu erfüllen.
Ihre Rechnungen werden in einem sicheren, GoBD-konformen Archiv gespeichert, das dank der erfassten Indexdaten optimal strukturiert ist. Zudem ist es berechtigten Anwendern jederzeit möglich von überall aus auf die Dokumente zuzugreifen und Aufgaben wie Rechnungsprüfungen oder Rechnungseingänge zu erledigen.
Mit DocuWare ist Ihr Unternehmen in der Lage…
- personenbezogene Daten, die in Ihren Dokumenten enthalten sind und verarbeitet werden, zu finden und darauf zuzugreifen,
- personenbezogene Daten zu exportieren, zu korrigieren und zu löschen (um zum Beispiel das „Recht auf Vergessenwerden“ einzuhalten) und
- sicherzustellen, dass persönliche Daten geschützt sind und nicht weiterverarbeitet werden können.
