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BvLArchivio bei WASI GmbH


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DIE LÖSUNG IM DETAIL: 

Mit BvLArchivio® können Sie gescannte Papierdokumente Dateien jeder Art, elektronische Rechnungen, elektronische Dokumente und auch E-Mails, usw. revisionssicher und gesetzeskonform verwalten und archivieren.
Vorteile & Nutzen von BvLArchivio

– Schnelle Auffindbarkeit von Informationen
– Gescannte Papierdokumente revisionssicher ablegen
– Jede Datei und jede E-Rechnung gesetzeskonform archivieren
– E-Mails sicher, zentral und sachbezogen speichern
– Unterlagen und Daten nie wieder verlieren
– Hoch verschlüsselt, Datendiebstahl unmöglich
– Zertifiziert nach PS 880, zulässig für Steuer- und Handelsrecht

Das Unternehmen: WASI GmbH

Die WASI GmbH ist ein international agierendes, mittelständisches Unternehmen mit Hauptsitz in Wuppertal.

Seit der Gründung im Jahre 1961 etablierte sich die WASI GmbH als weltweit marktführendes Unternehmen im Handel mit rostfreien Komponenten aus Edelstahl, Aluminium und Sonderwerkstoffen.

In Wuppertal beschäftigt das Traditionsunternehmen rund 200 Mitarbeiter an zwei Standorten – der Emil-Wagener-Strasse und der WASI-Strasse – und verfolgt somit ein „Zwei-Standort-Logistikkonzept“.

 

Die Aufgabenstellung

Gerade bei einem global operierenden Unternehmen im produzierenden Gewerbe fallen eine Vielzahl an Papierdokumente für die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse und –abläufe an.

Seit vielen Jahren hat die WASI GmbH zur Bewältigung des enormen Dokumentenaufkommens eigene Lagerkapazitäten an dem Standort Emil-Wagener-Strasse in Wuppertal-Heckinghausen geschaffen. Bedingt durch die rechtliche 10-jährige Aufbewahrungsfrist, hatten sich rund 300 Paletten mit Ordnerweise Dokumentenware in den Lagerräumlichkeiten angesammelt. „Wir hatten in unserem Lager mittlerweile ca. 300 Paletten an Papierware für Dokumente, Verträge und Geschäftsvorgänge“, berichtet Karlheinz Schreiber, Geschäftsführer der WASI GmbH. „Zudem wollen wir unsere Standorte von zwei auf einen reduzieren. Grund genug um sich nun endlich um dieses Papier zu kümmern.“ Ziel war es, zum einen den geplanten Umzug mit dieser Masse an Papier nicht unnötig zu belasten und zum anderen eine kompatible und flexible digitale Lösung für das Dokumentenaufkommen, auch für zukünftige Abläufe, zu schaffen und zu optimieren. Weitere Anforderungen an die Lösung schildert Daniel Gellert, IT-Leiter der WASI GmbH: „Das System soll einfach zu implementieren sein. Zudem dürfen die bestehenden IT-Abläufe nicht gestört werden und natürlich soll die Lösung auch kostengünstig sein.“ Ihm ist besonders wichtig, dass die Dokumente revisionssicher archiviert und im Anschluss ein einfacher und schneller Zugriff auf die archivierten Dokumente durch die Mitarbeiter der WASI GmbH ohne enormen Zeitaufwand erfolgen kann.

 

Die Lösung

Im Fokus standen demnach eine einfache, kostengünstige Installation, die Datensicherheit, ein schneller und einfacher Zugriff auf die gescannten Dokumente und des Weiteren durften die internen Abläufe nicht beeinträchtigt werden. Auf Basis dieser Vorgaben entschied sich die Hartmann Bürotechnik die Dokumentenarchivierung von BvLArchivio bei der WASI GmbH vorzustellen und zu implementieren.
BvLArchivio ist ein serverbasiertes Komplett-System, mit dem sich die gesamten Dokumente rechtskonform, digital verwalten lassen, ohne eine zusätzliche installierbare Software zu verwenden, wodurch auch keine weiteren Lizenzkosten anfallen.

Das System arbeitet Betriebssystem- und Hardware-Unabhängig. Weiterhin erfolgt die Sicherung der Daten gespiegelt und vollautomatisiert mit einer 2.048 Bit Verschlüsselung auf mindestens drei Datenträgern. BvLArchivio ist eines der wenigen Systeme, das nach PS880 zertifiziert und zulässig für das deutsche Handels- und Steuerrecht ist, sodass eine revisionssichere Dokumenten-Archivierung gewährleistet werden kann.
Zusätzlich wurden bei WASI GmbH zwei Canon Hochleistungsscanner eingesetzt, welche bis zu 100 Seiten pro Minute scannen können. Damit der Arbeitsaufwand vom Einscannen und der Verschlagwortung zum Archivieren möglichst gering gehalten werden konnte, wurde beim Scannen ein Befehlsblatt mit eingescannt, auf dem das Archivierungsziel, die Verschlagwortung und die Art der OCR (Schrifterkennung im archivierten Dokument) mit angegeben wurde. Mit dieser Art der Archivierung ist ein schnelles und sicheres Wiederfinden der Dokumente gewährleistet. Die Suche der archivierten Dokumente erfolgt über einen beliebigen Web-Browser, indem man eine Suchmaske öffnet und anhand von Schlagworten oder Inhalten über eine sog. Volltextsuche sich das gewünschte Dokument anzeigen lassen kann.
Zudem kann eine Verschlüsselung nach Abteilungen (Geschäftsleitung, Buchhaltung, Personal, usw.) erfolgen, sodass nur die Fachabteilung Zugang zu den Dokumenten hat, die diese einsehen darf. Trotz der benutzerdefinierten Zugriffsrechte, kann jeder Benutzer Dokumente digitalisieren und ablegen.

 

Das Ergebnis

Durch den Einsatz von BvLArchivio und einem damit verbundenen 6 Terabyte Speichervolumen, können bei der WASI GmbH ca. 60 Mio. Dokumente digitalisiert und somit die rund 300 Paletten an Papierware auf ca. 0,08 Kubikmeter reduziert werden. Zudem wurde mit BvLArchivio eine kompakte, flexible und kostengünstige Lösung gefunden, die durch ihre einfache und schnelle Installation die internen Unternehmensabläufe nicht beeinflusst und eine entsprechende Datensicherheit gewährleistet.

 

 

schreiber-wasi

Karlheinz Schreiber
Geschäftsführer
WASI GmbH

Fazit

„Wir haben uns bewusst für ein regionales Unternehmen, für die Hartmann Bürotechnik, entschieden aus mehreren Gründen: Zum einen um den Service nutzen zu können, den uns nur ein Unternehmen bieten kann aufgrund der örtlichen Nähe. Zum anderen haben wir bereits seit 2 Jahren Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Hartmann Bürotechnik sammeln können, die genau das bewiesen hat: Wenn wir sie brauchten, waren die Mitarbeiter der Hartmann Bürotechnik schnell bei uns. Vor allem auch im Hinblick auf den neuen Standort, den Umzug und die damit verbundenen Veränderungen sehen wir in Hartmann Bürotechnik einen flexiblen Partner, der sich schnell und gut an die neue Umgebung anpassen kann.“

 



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